PMS, Picking Management Saas, est un logiciel de gestion de processus, ou workflow.
Vous n’avez pas besoin d’être un expert en organisation des processus métiers de la logistique pour inventer votre propre organisation. PMS vous propose des workflows dont l’efficacité est reconnue et éprouvée, des workflows qui sont utilisés tous les jours par les leaders du e-commerce.
Contrairement à un logiciel classique, comme votre ERP, PMS n’est pas conçu sous forme de listes de produits, commandes, clients, etc, et de pages de visualisation / modification de ces mêmes produits, commandes, clients, etc.
PMS est construit sous la forme d’écrans de pilotage de postes de travail. Concrètement, votre organisation de préparation de commande est découpée en une succession de tâches. Par exemple l’emballage de la commande est une tâche, une étape du processus. Pour chaque tâche, une page dans PMS vous permet de gérer l’activité de l’opérateur et les événements liés : scan d’un produit, scan d’un document, indication de l’endroit où placer le produit, impression automatique d’un document, etc.
Organisation matérielle du workflow
Pour chacune de ces tâches, il vous faudra mettre en place un poste de travail : par exemple une table, un PC, une douchette à code-barre et une imprimante. La tâche elle-même est alors exécutée par l’employé à l’aide de l’écran PMS prévu pour piloter cette tâche. La force de PMS, outre celle de mettre en oeuvre un workflow global, est d’optimiser au maximum chaque poste de travail pour atteindre la meilleure productivité et prévenir les erreurs. PMS apporte par ailleurs un confort de travail appréciable pour l’employé.
Si vous êtes une petite entreprise, ne disposant pas d’un grand espace, vous pouvez réaliser toutes les étapes du processus avec un seul ordinateur (de préférence portable dans ce cas). L’inconvénient est que vous serez contraint de réaliser les étapes successivement, sans pouvoir effectuer de tâches en parallèle.
Si vous disposez de suffisamment d’espace, l’idéal est donc d’aménager un poste de travail par tâche (un poste pour le tri A, un poste pour le tri B… un poste pour l’emballage, un poste pour l’expédition, etc). Vous pourrez alors effectuer chaque tâche indépendamment des autres, gagner en productivité en les effectuant en parallèle (à condition d’avoir plusieurs employés bien sûr).
Si vos volumes sont importants, vous pouvez ensuite mettre en place plusieurs postes pour une même tâche, par exemple 2 postes d’emballage, 10 postes d’emballage…
Vous pouvez à tout moment changer votre organisation matérielle sans avoir à modifier quoi que ce soit sur le logiciel PMS qui peut gérer autant de postes de travail que vous le souhaitez, en tâches parallèles ou séquencées.
Organisation humaine du workflow
Le logiciel PMS gère les utilisateurs, les droits accordés à chaque utilisateur, le tracking des activités et l’identification par mot de passe ou badge.
Le workflow est décomposé en tâches simples et rapides à exécuter. L’utilisateur est guidé et suit simplement les instructions données à l’écran.
L’apprentissage de chaque poste est facile et vos nouveaux employés sont opérationnels en quelques minutes. Vous intégrez plus facilement et plus rapidement les intérimaires lors des pics d’activités.
Les tâches peuvent être interrompues par une personne et reprises facilement par une autre personne sans nécessité d’explications.
Le travail de vos équipes est standardisé, vous êtes assuré qu’il est exécuté toujours de la même manière, garantissant un niveau de qualité de service constant.